Kurz gesagt
Seit 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab 01.01.2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz im Inland E-Rechnungen ausstellen, ab 01.01.2028 alle. Als E-Rechnung gelten XRechnung und ZUGFeRD ab 2.0.1 in den Profilen BASIC, EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG. Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Rechnungen an Verbraucher.
Zeitplan
01.01.2025
Empfangen
Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür.
01.01.2027
Ausstellen ab 800.000 €
Die Übergangsfrist endet für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz. Papier und einfache PDFs sind für sie dann im Inland nicht mehr zulässig.
01.01.2028
Ausstellen für alle
Alle Unternehmen stellen im inländischen B2B-Bereich E-Rechnungen aus.
Übergangsregeln bis Ende 2027
Bis die Pflicht für alle gilt, erlaubt § 27 Abs. 38 UStG bei inländischen Umsätzen zwischen Unternehmen noch andere Rechnungen. Maßgeblich ist, wann die Leistung ausgeführt wurde:
- Bis 31.12.2026: Alle Unternehmen dürfen Papierrechnungen ausstellen oder, wenn der Empfänger zustimmt, sonstige elektronische Rechnungen wie ein PDF per E-Mail.
- 2027: Papier und, mit Zustimmung des Empfängers, PDF bleiben nur erlaubt, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 € betrug.
- 2027: Unabhängig vom Umsatz bleiben EDI-Verfahren erlaubt, die nicht der EN 16931 entsprechen, wenn der Empfänger zustimmt.
- Ab 01.01.2028: Die Übergangsregeln enden. Inländische Rechnungen zwischen Unternehmen sind dann E-Rechnungen, soweit keine Ausnahme greift.
Was als E-Rechnung gilt
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht und der europäischen Norm EN 16931 entspricht (§ 14 Abs. 1 UStG).
- XRechnung in der Syntax CII oder UBL
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1 in den Profilen BASIC, EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG
- Nicht: ZUGFeRD MINIMUM und BASIC WL, reine PDFs, Scans
Ausnahmen
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV)
- Fahrausweise
- Rechnungen an Verbraucher (B2C)
- Kleinunternehmer müssen nicht ausstellen, aber empfangen können
Pflichtangaben gehören ins XML
Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil stehen. Ein Verweis auf eine angehängte Datei, in der sie stehen, genügt nicht (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rz. 35).
Bei ZUGFeRD ist das XML der führende Teil: Weichen PDF und XML voneinander ab, gelten die Daten im XML (Abschn. 14.4 Abs. 3 UStAE). Enthält das PDF abweichende Rechnungsangaben, etwa einen anderen Steuerbetrag, kann es eine weitere Rechnung sein, für die § 14c UStG zu prüfen ist. Technisch bedingte kleine Abweichungen wie Rundungsdifferenzen oder eine gekürzte Leistungsbeschreibung werden nicht beanstandet. Die Vorsteuer zieht der Empfänger nur aus dem XML (Abschn. 14c.1 Abs. 4a UStAE).
Formatfehler machen aus einer E-Rechnung eine sonstige Rechnung (Rz. 6a), deshalb lohnt sich die Validierung vor dem Versand.
Empfangen
Auch wer selbst noch nicht ausstellen muss, bekommt E-Rechnungen. Deine App sollte sie lesen und prüfen können, statt nur das PDF anzuzeigen.
So liest Quittio Eingangsrechnungen
Aufbewahrung
Rechnungen sind Buchungsbelege und werden 8 Jahre aufbewahrt (§ 14b UStG, § 147 AO). Mindestens der strukturierte Teil muss unverändert und maschinenlesbar bleiben.